MailStore EMail Archivierung aus Berlin

Automatische E-Mail-Archivierung in verschiedenen Bereichen

Eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung erfordert nachweislich eine unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeiträume. Sechs, zehn oder sogar 30 Jahre sind da keine Seltenheit.

Viele Unternehmen nutzen zur E-Mail-Archivierung Papier, Mailserver, persönliche Mitarbeiter-Ordner oder Backups. Das schützt die Daten zwar vor Verlust, garantiert jedoch nicht die geforderte Unveränderbarkeit der Dokumente, denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails. Mit der Revisionssicherheit ist es demnach schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails für die Archivierung relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen.

Die E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sondern stellt für Unternehmen auch eine zwingende rechtliche Notwendigkeit dar. Leider ist gerade der rechtliche Aspekt der E-Mail-Archivierung sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen durchzogen: In Anbetracht der Masse täglich empfangener und versendeter E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nichtarchivierungspflichtige Mails fast nicht möglich. Sicherheitshalber werden daher oft alle E-Mails der Archivierung zugeführt, was ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen kann.

Leitfaden zur EMAil Archivierung  EMail Archivierungs-Leitfaden

Gesetzlich verpflichtende Grundlagen zur E-Mail-Archivierung

Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur EMail Archivierung verpflichtet?

Ja, die gibt es. Auskunft darüber, welche E-Mails der Archivierung unterliegen, ist in § 147 „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ der Abgabenordnung (AO) nachzulesen. Hierzu gehören beispielsweise besteuerungsrelevante E-Mails wie Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege. Die E-Mail-Archivierung betrifft aber auch elektronische Korrespondenz, die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) beinhaltet.

Eine (elektronisch übersandte) E-Mail ist ein originäres digitales Dokument und muss im Originalformat für den Datenzugriff maschinell auswertbar vorgehalten werden. Zum Beispiel eine Abrechnung der Reisekosten in einer Excel-Datei.

Nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), Abschnitt VIII., „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen“, sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.

EMail-Archivierung – welche Dokumente sind betroffen?

Von der E-Mail-Archivierung betroffen sind Mails, die Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) sind. Sie werden im § 257 „Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen“ genannt:

• Handelsbücher,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene und abgesandte Handelsbriefe¹ oder
• Buchungsbelege.

¹Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient.

Gilt die EMail-Archivierung auch, wenn ich die Dokumente ausdrucke und in Papierform aufbewahre?

Ja, da laut den Vorgaben in „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) VIII. – „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen“ – die Originalform archiviert werden muss. Die E-Mail-Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die E-Mail-Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

Welche Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung laut BDSG entstehen und was Sie bei der E-Mail-Archivierung beachten müssen, zeigen wir Ihnen gerne auf.

Wir beraten Sie gern zum Thema E-Mail-Archivierung und bieten Ihnen zudem einen Installationsservice für den MailStore-Server an.

EMail Archiv Service Hotline

030 96205497

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