E-Mail Archivierung MailStore Server das EMail Archiv

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Automatische E-Mail-Archivierung

MailStore für verschiedenen Bereichen

Eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung erfordert nachweislich eine unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeiträume. Sechs, zehn oder sogar 30 Jahre sind da keine Seltenheit.

Viele Unternehmen nutzen zur E-Mail-Archivierung Papier, Mailserver, persönliche Mitarbeiter-Ordner oder Backups. Das schützt die Daten zwar vor Verlust, garantiert jedoch nicht die geforderte Unveränderbarkeit der Dokumente, denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails. Mit der Revisionssicherheit ist es demnach schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails für die Archivierung relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen.

Die E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sondern stellt für Unternehmen auch eine zwingende rechtliche Notwendigkeit dar. Leider ist gerade der rechtliche Aspekt der E-Mail-Archivierung sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen durchzogen: In Anbetracht der Masse täglich empfangener und versendeter E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nichtarchivierungspflichtige Mails fast nicht möglich. Sicherheitshalber werden daher oft alle E-Mails der Archivierung zugeführt, was ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen kann.

Leitfaden zur EMAil Archivierung  EMail Archivierungsleitfaden

Grundlagen eMail Archivierung

Gesetzlich verpflichtende Grundlagen zur E-Mail-Archivierung

Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur EMail Archivierung verpflichtet?

Ja, die gibt es. Auskunft darüber, welche E-Mails der Archivierung unterliegen, ist in § 147 „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ der Abgabenordnung (AO) nachzulesen. Hierzu gehören beispielsweise besteuerungsrelevante E-Mails wie Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege. Die E-Mail-Archivierung betrifft aber auch elektronische Korrespondenz, die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) beinhaltet.

Eine (elektronisch übersandte) E-Mail ist ein originäres digitales Dokument und muss im Originalformat für den Datenzugriff maschinell auswertbar vorgehalten werden. Zum Beispiel eine Abrechnung der Reisekosten in einer Excel-Datei.

Nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), Abschnitt VIII., „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen“, sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.

Welche Dokumente sind betroffen?

Um welche Dokumente geht es bei der eMail Archivierung ?

Von der E-Mail-Archivierung betroffen sind Mails, die Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) sind. Sie werden im § 257 „Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen“ genannt:

• Handelsbücher,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene und abgesandte Handelsbriefe¹ oder
• Buchungsbelege.

¹Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient.

Medienwandlung von eMails

Gilt die EMail-Archivierung auch, wenn ich die Dokumente ausdrucke und in Papierform aufbewahre?

Ja, da laut den Vorgaben in „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) VIII. – „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen“ – die Originalform archiviert werden muss. Die E-Mail-Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die E-Mail-Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

Welche Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung laut BDSG entstehen und was Sie bei der E-Mail-Archivierung beachten müssen, zeigen wir Ihnen gerne auf.

Wir beraten Sie gern zum Thema E-Mail-Archivierung und bieten Ihnen zudem einen Installationsservice für den MailStore-Server an.

EMail Archiv Service Hotline

030 96205497

MailStore Server

MailStore Server ist auf jedem Windows Computer installierbar und in wenigen Minuten einsetzbar und bietet nach der E-Mail Archiv Einrichtung drei Wege der Nutzung.

MailStore Server ist das führende E-Mail-Archiv für die KMU. Mit dem MailStore Server E-Mail-Archiv ist die langfristige Sicherheit und Verfügbarkeit aller E-Mails in Ihrem Unternehmen gewährleistet und Sie erhalten mit dem Mailstore Server eine zertifizierte Lösung, die eine revisionssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht. So ist Ihr Unternehmen effektiv vor Datenverlusten von Ihren Mails geschützt.

MailStore Server ermöglicht eine dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers, die Reduzierung von Speicherkosten und Verwaltungsaufwand, einen schnellen, intuitiven Suchzugriff für alle Anwender, ein einfaches und schnelles Backup sowie die Unabhängigkeit von unterschiedlichen Dateiformaten, wie beispielsweise das PST-Format. Die Inbetriebnahme und Nutzung von MailStore ist einfach und bietet durch die verschiedenen Möglichkeiten der Einbindung in die vorhandene IT-Infrastruktur eine flexible Suche und Entlastung der IT-Verantwortlichen im Unternehmen. Sie können MailStore via Webzugriff über den Browser, als Client oder Outlook Add-in verwenden und über eine implementierte Rechtevergabe konfigurieren.

MailStore Server Client

MailStore Server Outlook AddIn

Mit Hilfe des Outlook AddIn´s bleibt Ihr "Look and Feel" immer so wie Sie es gewohnt sind bei gleichzeigem Zugriff auf das EMail Archiv. Damit erhalten Sie nicht nur den Zugriff auf die entsprechenden archivierten EMails sondern mit dem extrem schnellen Suchalgorythmus auch noch eine sehr schnelle Ergebniss auswahl aus dem gesamten EMail Archiv.

MailStore Server WebAccess

Mit dem EMail Archiv Webaccess haben Sie von überall auf der Welt einen geschützten Zugriff auf Ihre archivierten EMails

MailStore Server Smartphone ( IPhone / IPad )  

Wie wird nun Ihr EMail Archiv eingerichtet ? dies erfahren Sie im Mailstore Einrichtungsbereich. -> EMail Archiv Einrichten

MailStore Home

MailStore Home ist die kostenlose Mail Archivierung und e-Mail Backup Lösung für alle privaten Anwender.

 MailStore Home E-Mail Archivierung als Freeware

Für die private Nutzung ist MailStore Home Kostenfrei und kann unter folgendem Link herunter geladen werden.  -> MailStore Home

Nutzungsbedingungen für die MailStore Home E-Mail Archivierung besteht nur für die private Nutzung.

MailStore Home Portable

MailStore Home Portable ist in der gleichen Funktionalität wie die MailStore Home Version mit einem Unterschied.

Ihr MailStore Archiv läuft ohne Installation auf einem lokalen Datenträger ( z.B. USB Festplatte )

Einrichtung des MailStore Clients

Die Einrichtung des Mailstore Clients zum Archivieren oder als Backup Ihrer eMails

Sie haben die Wahl bei der EMail Archivierung ob MailStore einen Mailserver direkt archivieren soll, ein EMail-Client die EMails zur Verfügung stellt oder ob Sie eine EMaildatei ( Outlook PST) archivieren wollen.

Beispielhafte MailStore Archivprofil ScreenShots:

MailStore Server Profil für 1und1 bei gehosteten Microsoft Exchangeserver

     Direkt Archivieren des Exchange-Postfaches bei 1und1  Links

    Archivierung Ihres Outlook-Profiles Rechts   

Wir beraten Sie gern bei Ihrer EMail-Archivierung und bieten Ihnen den Installationsservice für den MailStore Server mit an.

E-Mail Archiv Service Hotline

030 96205497