Dokumentenmanagement

Rechnerbasierte Dokumentenmanagementsysteme dienen der digitalen Archivierung und der Verwaltung aller Arten von Dokumenten. Darunter Skizzen, Rechnungen, Belege, Akten, E-Mails und sonstige Dateien. Dokumentenmanagementsystem machen diese Dokumente zentral elektronisch zugänglich. Jedes druckfähige Programm ist in der Lage, Dokumente im Archiv abzulegen. Die unterschiedliche Ablagestruktur wird durch Index-Felder festgelegt. Darin unterscheiden sich Dokumentenmanagementsysteme vom Dokumentenmanagement mit Ordnern, Registern, Aktenschränken und Archiven.

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Dokumentenmanagementsysteme dienen nicht nur der sicheren und dauerhaften Aufbewahrung von Dokumenten. Sie helfen auch, Akten schnell wiederzufinden. Dazu wird jedes Papier verschlagwortet. Beispielsweise durch Datum, Thema oder Ähnliches.
Anhand dieser Daten wird der Index durchforstet und gesuchte Dokumente werden innerhalb kürzester Zeit abgerufen. Neben dem Aspekt des Archivierens bilden Dokumentenmanagementsysteme auch Arbeitsabläufe ab. Beispielsweise lässt sich eingehende Korrespondenz direkt an die zuständigen Mitarbeiter delegieren. Auch die Zugangsbefugnis zu Dokumenten kann über Dokumentenmanagementsysteme geregelt werden. Damit ist klar, wer wann welches Dokument bearbeitet hat und welche Nutzer zu welchen Aktionen berechtigt sind. Ein Plus also für Transparenz und Sicherheit.

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